ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL
Una vez que la empresa ha llevado a cabo la planificación es hora de pasar a la función de organizar.
Se tiene que decidir cómo se van a organizar los distintos recursos de la empresa y sobre todo los recursos humanos, se debe definir lo qué va a realizar cada uno de los trabajadores, la jerarquía o el nivel de mando y responsabilidad, así como la forma de comunicarse dentro de la empresa:
Por lo que podemos definir la función de organización como la función encargada de diseñar la estructura formal de la empresa, en la que quedan definidas todas las tareas que se van a realizar, así como la responsabilidad, autoridad y la forma de comunicarse.
Cada empresa va a tener unas necesidades distintas de organización, ya que cuenta con distintos recursos, entre ellos los humanos.
No es lo mismo hablar de una empresa pequeña con pocos trabajadores y por lo tanto una gestión sencilla, sin necesitar un reparto formal de tareas o unos canales de comunicación establecidos, porque las comunicaciones son muchos más ágiles, que hablar de una empresa grande donde hay una gran cantidad de recursos y trabajadores, necesitando una estructura formal donde queden claramente delimitadas las funciones de cada trabajador, la jerarquía y los canales de comunicación.
- La organización formal de la empresa se puede definir como la estructura de la empresa, cumpliendo tres características:
- Intencional: La empresa la está diseñando tomando decisiones con un propósito, es decir para alcanzar los objetivos definidos.
- Definida: Tiene que explicar bien, de forma clara y específica cómo se organizan los recursos.
- Identificada: Todos los componentes de la empresa deben de saber cuáles son sus funciones, ante quién responden y cuáles son los cauces de comunicación.
Esta estructura que debe quedar claramente delimitada, ha de tener un cierto margen de flexibilidad, es decir que puede haber momentos puntuales en que a lo mejor una persona debe trabajar en otro departamento o asumir más responsabilidad de lo que le corresponde o quizás se tenga que saltar algún canal de comunicación.
Sin embargo, en una empresa también se puede hablar de una organización informal como todas aquellas relaciones personales y sociales que surgen de forma espontánea en la empresa, sin estar preestablecidas, pero sin embargo existiendo y teniendo una gran importancia en todas las empresas.
Las relaciones informales o la organización informal surgen de:
- Relaciones de amistad o de antagonismo.
- Por la existencia de intereses comunes, que pueden ser aficiones o reivindicaciones.
- Por la aparición de líderes espontáneos, personas con mucha carisma que se llevan muy bien con los compañeros y suelen organizar actividades paralelas a la organización.
La empresa debe de conocer las relaciones informales de la empresa, principalmente por dos motivos:
- Aprovechar las relaciones positivas, para colaborar entre departamentos, o asignar a personas a distintos equipos de trabajo, ya que cuando la relación es positiva se trabaja mejor, además si se conocen las relaciones negativas, se pueden evitar conflictos en la empresa.
- Conocer la información no oficial que se mueve en la empresa, es decir los rumores, con ellos se puede detectar el ambiente que existe en la empresa y la opinión por ejemplo que los trabajadores tienen de los jefes,
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS
Los distintos tipos de estructura organizativa que nos podemos encontrar en una empresa son:
MODELO LÍNEAL O JERÁRQUICO
Es aquel modelo donde se cumple la unidad de mando, es decir cada trabajador de la empresa tiene un único superior que es ante el que responde y del que recibe órdenes.
Es una estructura rígida que se suele dar en PYMEs o en empresas que no requieran de gran complejidad.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
- Simplicidad: es fácil saber de quién depende cada trabajador y de quién recibe ordenes.
- Claro: Están claramente identificadas las relaciones de jerarquía y la comunicación.
- Rapidez en la toma de decisiones: Son tomadas por un único jefe.
Los inconvenientes son:
- La comunicación es lenta: una orden puede pasar a través de varios jefes para llegar a un subordinado.
- Poca especialización: Una persona puede tener funciones muy diferentes en la empresa.
- Excesiva concentración de autoridad: Un jefe toma todas las decisiones.
- Rigidez: es difícil cambiar la estructura
- Poca motivación en los subordinados de la parte baja de la jerarquía, ya que es complicado que sus ideas aporten valor a la empresa y además porque las responsabilidades que suelen tener son casi siempre las mismas.
MODELO FUNCIONAL
En este modelo, los trabajadores responden ante más de un jefe que son un equipo de especialistas que asignarán a los trabajadores donde mas falta hagan
Entre sus ventajas podemos hablar de:
- Existencia de especialistas: Los que están a cargo están cualificados y especializados en un trabajo específico.
- Asignan trabajadores por tareas y especialidad: Dependiendo de la tarea a realizar se les asignará a un jefe distinto.
El principal inconveniente de este modelo es:
- Al haber más de un jefe puede haber conflictos
MODELO EN LÍNEA Y STAFF
Este modelo intenta resolver los inconvenientes de los dos modelos anteriores, parte de una estructura lineal, pero tiene un órgano independiente de asesoramiento (STAFF) que solo depende de la alta dirección y que sirve para aconsejar a la empresa, pero no tiene ningún tipo de autoridad en la organización. Por ejemplo un órgano staff sería el orientador de un centro escolar.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
- Existencia de especialistas que asesoran
- Se sigue la unidad de mando, con sus ventajas: Simplicidad, claridad y rapidez en la toma de decisiones
Los inconvenientes de este modelo son:
- Las comunicaciones son lentas, desde que se toman hasta que llegan a quién las ejecuta pueden pasar varias fases.
- Conflictos con el staff por no estar de acuerdo con las orientaciones
- Los órganos de asesoramiento suponen un coste extra
MODELO MATRICIAL
En el modelo matricial se van a combinar como mínimo dos variables organizativas, es decir que los trabajadores tienen como mínimo tantos jefes como variables se hayan tenido en cuenta, por ejemplo una consultora que realiza proyectos a empresas, los trabajadores estarán asignados a un departamento aunque luego estén trabajando en un proyecto. Cuando cambian de proyecto, cambian de jefe de proyecto que suele ser el que mayor autoridad tiene de los dos sobre el trabajador.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
- Estructura flexible: ya que se adapta a cada tipo de proyecto.
- Claridad en la jerarquía.
Los inconvenientes de este modelo son:
- Falta de coordinación entre trabajadores de distintos departamentos y que en cada proyecto cambian.
- Luchas de poder entre los dos directivos.
COMITÉ
El comité no es un modelo de estructura organizativa propiamente dicho, en muchas reuniones hay reuniones entre trabajadores o directivos del mismo nivel para tomar decisiones conjuntas. se basa en el trabajo en equipo y en la colaboración mutua.
Entre sus ventajas podemos hablar de:
- Permite escuchar la decisión de muchos.
- Se aprovechan las sinergias que ofrece el trabajo colaborativo
Los inconvenientes de este modelo son:
- Decisiones lentas: llegar a acuerdos entre muchos
- Tendencia a negociar y no ceder: Se busca conseguir algo a cambio de apoyo en una decisión
- Falta de iniciativa de algunos directivos: como hay otros que van a aportar, algunos prefieren no trabajar
Puedes ver el vídeo del apartado:
ORGANIGRAMAS
Un organigrama es una representación grafica de la estructura organizativa de la empresa, teniendo las siguientes características:
- Permite diferenciar los distintos elementos que componen la empresa, como los distintos departamentos en los que está dividida o las distintas personas que trabajan en la empresa.
- Permite diferenciar los distintos niveles y posiciones de autoridad
- Son sencillos y fáciles de comprender, porque de un solo vistazo permiten entender la estructura de la empresa.
Los organigramas se va a clasificar atendiendo a cuatro criterios:
- Según su forma
- Según su finalidad
- según su extensión
- Según su contenido
SEGÚN SU FORMA:
distinguiremos entre organigrama vertical, organigrama horizontal y organigrama radial:
En el organigrama vertical pretende destacar la jerarquía, es decir las relaciones de autoridad, situando más arriba a los que más autoridad tienen en la empresa.
En un organigrama horizontal pretende destacar las funciones que se llevan a cabo en la empresa, situando las relaciones de autoridad de izquierda a derecha.
Sin embargo, con un organigrama radial, se pretende generar un impacto visual, se situarán las relaciones de autoridad de dentro a afuera, en la imagen superior se puede ver en amarillo el departamento comercial, formado a su vez por tres subdepartamentos y el departamento de producción en verde formado a su vez por otros tres subdepartamentos.
SEGÚN SU FINALIDAD:
Según el objetivo que quieren conseguir se vana a dividir en organigramas informativos y organigramas de análisis.
Los organigramas informativos pretenden ser accesibles y entendibles por personas ajenas a la empresa y personas que no están especializadas, por lo que deben ser muy sencillos, los tres anteriores, representados en las imágenes son organigramas informativos.
Los organigramas de análisis son detallados, que van enfocado a personas que conocen muy bien la organización y se diseñan con fines específicos que puedan servir a los gestores, cómo por ejemplo si se necesita reasignar a un trabajador a otro departamento, se debe conocer muy bien toda la estructura de la empresa, para saber qué trabajador es el idóneo.
SEGÚN SU EXTENSIÓN:
Según la extensión se va a poder hablar de organigramas generales y organigramas detallados.
Los organigramas generales dan una visión general de la estructura organizativa de la empresa, normalmente se organiza por departamentos, los organigramas de las imágenes son generales.
Sin embargo, los organigramas detallados, muestran una parte de la empresa, por ejemplo un departamento al detalle, también puede mostrar la empresa de forma global pero de forma detallada, los organigramas de análisis suelen ser detallados.
SEGÚN SU CONTENIDO:
Según su contenido se dividirán en organigramas estructurales, de personal y funcionales.
Lon organigramas estructurales, representan las unidades que forman parte de la empresa y sus relaciones, sería semejante a un organigrama general.
Los organigramas de personal, nos indican cuáles son los cargos y qué personas los ocupan, es decir es un organigrama con nombres.
Los organigramas funcionales, incluyen los cargos junto con las funciones que tiene que desempeñar en el cargo, siendo un organigrama muy útil para el departamento de recursos humanos.
Puedes ver el vídeo del apartado:
En el siguiente pdf puedes encontrar preguntas competenciales tipo PAU sobre este apartado:
ECONOMÍA CON INMA 