Toda empresa principalmente se relaciona con dos tipos de agentes:
Los proveedores que son aquellas empresas a las que compra, y los clientes que son las personas o empresas a las que vende
En esta relación se genera una documentación que todo empresario debe conocer.
El primer documento que se ha de elaborar con cada proveedor o cliente es una ficha donde aparezcan todos los datos relevantes para la empresa y se debe hacer una por cada proveedor o cliente habitual. Hoy en día con los programas de gestión están todas las fichas en una base de datos y es muy fácil acceder a ellas.
En la siguiente imagen se ve una ficha de proveedor donde aparecen sus datos de facturación, sus datos de contacto, los artículos que le compramos, así como las condiciones comerciales que se tengan pactadas con él.
De forma análoga podemos ver la ficha de clientes, donde aparecen los datos de contacto y de facturación, así como las condiciones comerciales que tengamos pactadas con él.
En toda relación comercial va a haber comunicación escrita, antiguamente se usaba como medio la carta o la correspondencia comercial, pero actualmente se está sustituyendo por emails comerciales.
En la siguiente imagen interactiva puedes ver las causas más comunes que implican que haya correspondencia comercial:
La estructura de una carta comercial suele ser la siguiente:
Y de forma análoga si se trata de un email comercial:
ACTIVIDAD: Busca un proveedor de uno de los materiales que necesitas para fabricar tu producto y envíale un email comercial solicitándole un presupuesto
Los documentos más comunes que se intercambian en una relación comercial son:
PRESUPUESTO: Documento que se solicita al vendedor de un bien o a la empresa que va a prestar un servicio, donde se indica cuánto va a costar los bienes o servicios que se demandan, dando un periodo de validez donde la empresa proveedora se compromete a cumplir el presupuesto es decir no modificar precios:
PEDIDO: Documento que sirve para solicitar mercancías. En el pedido no hay por qué indicar el importe total, se debería indicar si los importes son con IVA o sin IVA. Los datos del cliente y lo que se solicita es muy importante.
ALBARÁN: Documento que acompaña a un envío donde se indica las mercancías entregadas, sirve para comprobar que lo enviado corresponde con lo recibido. El albarán no tiene por qué indicar los precios, ni los totales en términos monetarios, ya que es un comprobante de que lo enviado en unidades físicas es correcto.
Debe ser firmado por la persona que lo recibe, una vez que ha comprobado que la mercancía entregada coincide con el albarán.
Los albaranes nos van a permitir llevar un seguimiento del almacén, ya que nos indica qué existencias van a entrar (Albaranes recibidos) y cuántas van a salir (Albaranes emitidos)
FACTURA: Documento que justifica legalmente una compra, debe incluir el IVA (Impuesto sobre el valor añadido) de la compra. En ella, se debe de diferenciar la base imponible de cada tipo de IVA.
ACTIVIDAD 1: Realiza toda la documentación de compraventa asociada al presupuesto que has solicitado
ACTIVIDAD 2: Analiza y explica la siguiente factura de luz
En el siguiente link tienes enlace a las plantillas para realizar la documentación de compraventa en una hoja de cálculo:
ECONOMÍA CON INMA 